Sistem Pembayaran Ekspor
Hasil copas dari berbagai sumber ttg Sistem Pembayaran Ekspor
Adapun sisitem pengiriman yang lazim biasanya dengan mengggunakan peti kemas (kontainer), kargo pesawat dan dalam bentuk curah (bulk) dengan menggunakan mother vessel.
Pengiriman dalam bentuk peti kemas untuk komoditas agrobisnis biasanya antara lain, cengkeh, pala, pinang, cokelat, kopra, gambir, dll. Ukuran peti kemas yang digunakan antara lain 20 feet FCL dan 40 feet FCL ( arti dari FCL adalah Full Container Loading artinya bahwa barang yang dikirimkan berisi penuh 1 kontainer). Sedang pengiriman tidak penuh satu kontainer atau LCL (Less Container Loading) biasanya minyak nilam, minyak daun cengkeh ataupun essential oil lainnya yang disatukan dengan komoditas lainnya dari berbagai supplier atau komoditasnya bisa pula komoditas yang biasanya dikirim satu kontainer penuh yang didalamnya dicampur (mix/consolidation) dengan berbagai komoditas dari supplier yang sama ataupun supplier yang berbeda atau dengan kata lain tergantung dari permintaan dan kesepakatan antara pihak supplier (eksportir) dengan pihak pembeli (importir). Adapula beberapa komoditas yang harus dikirmkan dalam kontainer yang diberi pendingin (reffer) seperti buah dan sayuran.
Sedangkan pengiriman dengan menggunakan kargo dalam pesawat adalah komoditas yang benar-benar mendesak (urgent) atau komoditas yang segar seperti sayur dan buah-buahan, biasanya dalam jumlah yang tidak terlalu besar.
Pengiriman dengan menggunakan mother vessel dalam bentuk curah (bulk) biasanya adalah kopra dengan kapasitas 500 MT s/d 3000 MT sekali angkut, arang tempurung kelapa (shell coconut charcoal) ataupun yang belum menjadi arang (masih dalam bentuk tempurung), minyak kelapa sawit.
Sedangkan sistem pembayaran yang lazim dilakukan dalam transaksi ekspor komoditas agrobisnis adalah sbb:
L/C (Letter of Credit), dimana jenis L/C yang umum digunakan adalah :
Irrevocable L/C at sight, dimana Bank Pembuka L/C menyatakan janji yang tidak dapat ditarik kembali untuk membayar atau mengaksep wesel yang diajukan dengan dokumen-dokumen yang sesuai dengan syarat yang tercantum dalam L/C. L/C ini hanya dapat diubah atau dibatalkan hanya dengan persetujuan pihak-pihak yang berkepentingan. L/C ini memberikan jaminan bagi eksportir akan diterimanya pembayaran tapi tetap tergantung kepada perjanjian dengan Bank Eksportir yang bersangkutan.
Transferable L/C, disebut Transferable karena L/C ini dapat dipindahtangankan dari beneficiary asal ke beneficiay lain.L/C ini hanya dapat dipindahtangankan satu kali, dimana beneficiary yang kedua tidak dapat memindahkan kepada benficiary lainnya. Biasanya L/C seperti ini kita dapatkan melalui agent diluar negeri seperti dari Singapore dimana Pihak Singapore mendapatkan L/C dari salah satu pembeli (importir) dan pihak Singapore mengalihkan L/C tersebut kepada eksportir lainnya. Syarat-syarat pengalihan L/C ini haruslah dilakukan sesuai dengan L/C yang pertama, dengan beberapa point yang dapat dirubah antara lain:
Nama dan alamat beneficiary pertama dapat menggantikan nama applicant dari L/C (importir) tersebut.
Nilai L/C dan harga satuan dapat dikurangi dalam L/C untuk yang dialihkan agar mendapatkan keuntungan bagi beneficiary pertama.
Masa berlaku L/C dan jangka waktu pengapalan dapat diperpendek.
Setelah itu beneficiary kedua dapat menyerahkan semua dokumen pengapalan dan dokumen lainnya yang disyaratkan dalam L/C kepada advising bank untuk menerima pembayaran, negosiasi atau akseptasi.
Catatan: sebelum pihak pembeli menerbitkan L/C harap pihak penjual menanyakan terlebih dahulu kepada pembeli nama bank yang akan menerbitkan L/C tersebut dan pihak penjual melakukan kordinasi dengan baank eksportir apakah bank importir tersebut qualified atau tidak, hal ini dilakukan semata-mata untuk memberikan rasa aman kepada pihak penjual/eksportir terutama untuk tujuan beberapa negara Asia Selatan dan Afrika.
T/T (Telegraphic Transfer)
Sistem pembayaran ini biasanya dilakukan oleh pembeli (importir) untuk mempercepat pengiriman barang dan menghindari pajak bank dimana dilakukan dengan cara:
Advance by T/T 30% before shipment and balance 70% by T/T after received copy of documents by faxed. Artinya pihak pembeli akan memberikan uang muka sebesar 30% dengan cara transfer dan sisanya sebesar 70% dibayarkan dengan transfer setelah pihak pembeli menerima copian dokumen yang diminta melalui fax. Hal ini biasanya dilakukan oleh pembeli kepada supplier (eksportir) yang sudah dipercaya. Catatan: untuk sistem pembayaran seperti ini diharapkan pihak eksportir tidak mengirimkan dokumen asli ke alamat pembeli sebelum menerima instruksi atatu bukti pelunasan dari pihak pembeli (importir), karena dengan sistem ini dokumen tidak dikirimkan melalui bank (bank to bank), tetapi langsung ke alamat pembeli. Perlu diingat bahwa fungsi dari dokumen asli ini adalah sebagai alat untuk merelease/menebus barang dipelabuhan negara pembeli.
Gabungan antara T/T dan L/C, misalnya payment made by T/T 30% and 70% by L/C artinya bahwa pihak pembeli akan membayar uang muka sebesar 30% dan 70% dengan L/C.
D/P (Documents against Payment) yang berarti penyerahan dokumen melalui bank eksportir kepada bank importir (bank to bank sama seperti halnya dalam L/C). Eksportir akan menerima pembayaran setelah dokumen ditebus oleh importir. Tetapi sebaiknya eksportir menerima sistem pembayaran ini bila eksportir telah yakin benar akan kredibilitas importir. Untuk mencegah kerugian akibat ingkar pembayaran oleh importir sebaiknya eksportir dapat masuk menjadi anggota ASEI (www.asei.co.id) dimana ASEI ini akan memberikan fasilitas asuransi ekspor apabila 1. Importir bangkrut 2. Importir cidera janji untuk membayar 3. Importir menolak menerima barang.
Prosedur ekspor secara garis besar:
1. Eksportir mengirimkan penawaran (offer sheet) kepada pembeli yang dianggap potensial lengkap dengan data2 spesifikasi, harga, kemasan, kuantitas, photo produk bila diperlukan, kemampuan supply, sistem pembayaran, kondisi penjualan (FOB/CNF/CIF) dll.
Biasanya bila mendapatkan response positif pembeli meminta sample/contoh produk.
2. Bila telah diresponse dengan baik serta segala syarat dan kondisi yang ditawarkan eksportir disepakati termasuk harga maka eksportir mengirimkan Proforma Invoice (PI) kepada pembeli.
3. Pembeli atau importir akan membukakan L/C (Letter of Credit) melalui Bank pembukanya (opening bank) kepada advising/negotiating bank (bank eksportir) di dalam negeri yang kemudian diteruskan (advising) kepada eksportir.
4. Pihak eksportir mempersiapkan barang yang akan dikirimkan segera mungkin sebelum masa berlaku L/C selesai. Bila diperkirakan akan terjadi keterlambatan pengiriman segeralah pihak eksportir memberikan informasi kepada importir untuk mengamandement L/C. Tetapi sebaiknya pengiriman haruslah tepat waktu seperti yang disepakati sebelumnya untuk menjaga performance perusahaan.
Setelah barang siap untuk dikirimkan segeralah menghubungi freight forwarder (jasa/agent pengangkutan), ini dilakukan oleh eksportir untuk kondisi penjualan CNF atau CIF, sedangkan untuk FOB pihak importir sudah menunjuk langsung freight forwardernya di dalam negeri.
5. Barang dikirimkan kepada kepada importir melalui jasa forwarder. Pihak eksportir menerima dokumen dari perusahaan shipping berupa B/L (Bill of Lading). Segeralah menyiapkan dokumen-dokumen lainnya yang disyaratkan dalam L/C tersebut.
6. Setelah semua dokumen lengkap segeralah memasukan ke bank eksportir untuk dinegosiasikan (negotiating) guna penerimaan pembayaran akibat dari ekspor barang.
Catatan:
A. FOB = Free On Board, artinya pihak eksportir hanya bertanggung jawab sampai barang berada di atas kapal (vessel)
B. CNF = Cost and Freight biasa disebut juga CFR, artinya pihak eksportir bertanggung jawab juga terhadap biaya pengiriman sampai pelabuhan negara tujuan.
C. CIF = Cost, Insurance, Freight, artinya CNF + Insurance (Asuransi) ditanggung oleh eksportir.
Dokumen Secara Umum:
1. B/L (Bill of Lading) dikeluarkan oleh maskapai pelayaran (shipping)
2. Certificate of Origin (CO) dikeluarkan oleh Departemen Perdagangan
3. Certificate of Weight and Quality (SGS), dapat juga dikeluarkan oleh Sucofindo ataupun perusahaan lain yang berwenang.
4. Certificate of Fumigation, dikeluarkan oleh perusahaan yang berwenang dalam pengurusan fumigasi.
5. Certificate of Phytosanitary (Karantina), dikeluarkan oleh Departemen Pertanian.
6. Commercial Invoice, dibuat oleh eksportir
7. Packing list, dibuat oleh eksportir.
8.Insurance Certificate (bila CIF), dikeluarkan oleh perusahaan asuransi.
L/C yang dibuka oleh pihak pembeli di luar negeri ditolak karena ada beberapa faktor antara lain: Nama beneficiary (eksportir) atau applicant (importir) tidak lengkap, adanya kesalahan pencantuman-pencantuman syarat dan kondisi dalam L/C tersebut seperti kode HS, dokumen-dokumen yang disyaratkan tidak lengkap dsb. Umumnya sering terjadi karena kurang lengkapnya data-data yang diberikan importir kepada issuing bank (bank pembuka) untuk membuka L/C.
Mengenai asuransi tergantung dari syarat pembayaran/kondisi jualnya apakah pihak importir menginginkan FOB, CNF atau CIF?
Bila kondisi FOB & CNF biasanya pihak importirlah yang menutup asuransi tersebut tetapi bila CIF (Cost Insurance Freight) maka pihak eksportir diwajibkan mengasuransikan produk yang dikirimkan sampai negara tujuan.
Korespondensi/surat menyurat umumnya sekarang dilakukan oleh kedua belah pihak melalui email.
1. Memberikan surat penawaran tentang syarat & kondisi (terms and conditions) secara lengkap seperti spesifikasi produk (product specification), harga (price), syarat pembayaran (payment terms), kemasan (packing), kemampuan suplai (supply ability), waktu pengiriman (delivery time) dll.
2.Bila berminat calon pembeli akan merespon surat tsb dan pada tahap ini akan terjadi negosiasi pada syarat & kondisi yg ditawarkan.
3. Setelah terjadi kesepakatan maka pembeli meminta penjual memberikan proforma invoice atau sales contract dimana pembeli akan memberikan sistim pembayaran yg telah disepakati sebelumnya.
TIPS : Untuk lebih meyakinkan calon pembeli agar dalam pengiriman surat penawaran disertakan photo produk & hasil uji lab (bila memungkinkan) dan surat tsb dibuat tdk berlebihan dengan data2 yg sebenarnya.
Sebaiknya sample dapat dikirimkan bila telah terjadi kesepakatan tentang syarat & kondisi yg ditawarkan seperti harga, spesifikasi dan sistim pembayaran.
Untuk menjual barang ke luar negeri tidak diperlukan proposal apapun,cukup dengan surat penawaran yg lengkap dan sebaik mungkin.
maksudnya pembayaran dimuka sebesar 30% dgn Telegraphic Transfer (TT) dan sisanya sebesar 70% dgn TT sebelum barang dikapalkan artinya saudara diharuskan membayar 100% sebelum barang dikapalkan.
TIPS : Untuk menghindari hal2 yg tdk diinginkan bila bpk blm mengenal betul penjualnya,blm mengetahui track recordnya atau baru pertama kali berhubungan dgn penjual tsb sebaiknya hindari sistim pembayaran tsb.
Tawarkanlah sistim pembayaran dgn menggunakan LC at sight. Bila disepakati segera konsultasikan dgn bank anda guna pembukaan LC.
Sistim pembayaran lainnya yg umum dilakukan adalah berupa TT,CAD (Cash Against Documents) atau D/P (Documents Against Payment). Prosedur umumnya sama dgn LC,setelah barang dikapalkan semua dokumen ekspor dimasukan ke bank eksportir (advising bank) untuk diteruskan ke bank importir (issuing bank).
Catatan: Dokumen ekspor jg berfungsi sbg alat untuk menebus/release barang/kontainer di pelabuhan yg bersangkutan.Artinya stlh dokumen diterima bank importir maka importir diminta utk menebus dok tsb dgn melunasi semua pembayarannya.
TIPS : Jangan mengirimkan original dokumen langsung ke alamat importir harus bank to bank kecuali bila pembeli telah melunasi semua pembayarannya.
Dokumen ekspor hasil agribisnis secara umum.
1. B/L (Bill of Lading)
2. Commercial Invoice
3. Packing List
4. Certificate of Origin
5. Certificate of Fumigation
6. Certificate of Phytosanitary
7. Certificate of Analysis (bila diminta pembeli)
8.Certificate of Insurance (bila kondisi penjualan CIF)
DH
1. Cara melakukan ekspor ikan hias (benda hidup) harus menggunakan pesawat dan memiliki perlakuan khusus, untuk hal ini dapat melakukan konsultasi dengan forwarder yang memiliki fasilitas ekspor via udara. Tetapi sebaiknya sdr juga meminta keterangan lebih lanjut kepada buyer tersebut terutama perihal packing/kemasan) yang diminta dan cara pembayaran apakah FOB, CNF atau CIF? karena hal ini merupakan salah satu faktor dalam menentukan besarnya biaya.
2. Proforma Invoice adalah pengikatan antara eksportir dengan importir yang telah terjadi kesepakatan dimana dokumen ini sebagai acuan importir untuk membuka L/C atau oleh importir dapat juga di jadikan untuk mendapatkan ijin ekspor atau ijin devisa dari instansi berwenang di negaranya. Dokumen ini bisa juga disebut dokumen pra ekspor (biasanya tidak disertakan dalam negosiasi dengan bank dalam pencairan L/C).
Bisa jadi pihak buyer ingin proforma invoice dikirim via e-mail agar pada saat sample diterima dan sesuai maka mereka akan segera menempatkan order salah satunya dengan menerbitkan L/C.
Dalam Proforma Invoice umumnya mencantumkan:
- Nomor & Tanggal Proforma Invoice
- Nama eksportir & importir (termasuk alamat dan telp)
- Keterangan barang (spec, asal barang (origin), kemasan dll)
- Jumlah barang pesanan
- Harga
- Sistem pembayaran
- Kondisi penjualan apakah FOB, CNF atau CIF
- Cara pengiriman dengan kontainer via laut atau kargo via udara
- Lamanya pengiriman, misalnya 30 hari setelah penempatan order/pesanan
- Bila pembayaran menggunakan L/C atau TT advance (uang muka dengan cara transfer/telegraphic transfer maka eksportir mencantumkan data banknya, nama bank, no account perusahaan, dan swift code).
Prosedur Transaksi Letter Of Credit
1. Pihak penjual dan pembeli mengadakan negosiasi jual beli barang hingga terjadi kesepakatan.
2. Pihak pembeli diharuskan membuka L/C dalam negeri pada suatu bank (bank pembuka L/C)
3. Setelah L/C DN dibuka, oleh bank pembuka L/C segera memberitahukan kepada bankpembayar bahwa L/C DN telah dibuka dan agar disampaikan kepada si penjual barang.
4. Penjual barang mendapat pemberitahuan dari bank pembayar bahwa pembeli telah membuka L/C barang dagangan sudah dapat segera dikirim. Disini penjual barang meneliti apakah L/C terjadi perubahan dari syarat yang telah disetujui semula.
5. Pihak penjual menghubungi maskapai pelayaran atau perusahaan angkutan lainnya untuk mengirimkan barang-barang ke tempat tujuan.
6. Pada waktu pembeli menerima kabar dari perusahaan pengangkutan bahwa barang telah datang, maka pihak pembeli harus membuatkan certificate of receipts atau konosemen yang harus diserahkan kepada bank pembayar dan penjual. Hal ini dilakukan setelah memeriksa kebenaran L/C dengan faktur atau barang yang dikirim oleh si pembeli.
7. Atas dasar konosemen penjual segera menghubungi bank pembayar dengan menunjukan dokumen L/C dan surat pengantar dokumen disertai denga wesel yang berfungsi sebagai penyerahan dokumen dan penagihan pembayaran kepada bank pembayar.
8. Bank pembayar setelah menerime dokumen dari penjual segera menghubungi bank pembuka L/C. Oleh bank pembuka L/C segera memberitahukan penerimaan dokumen dilampiri dengan perhitungan-perhitungannya kepada pembeli.
9. Pembeli menerima dokumen dari bank pembuka L/C
10. Pembeli segera melunasi seluruh kewajibannya atas jual beli tersebut kepada bank pembuka L/C.
11. Bank pembuka L/C memberi konfirmasi penerimaan dokumen dan sekaligus memberitahukan bahwa si pembeli telah membayar. Dengan demikian memberi ijin kepada bank pembayar untuk melakukan pembayaran kepada si penjual. Kemudian semua arsip disimpan.
12. Oleh bank pembayar akan dilakukan pembayaran dengan memperhatikan diskonto atau perhitungan wesel.
